Регистрирование входящей и исходящей корреспонденции

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель - это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу.

Приказ на списание входящей и исходящей корреспонденции. Что нового

Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы. Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи. Все виды отчетности. Обращения организаций и граждан, депутатские запросы и обращения, ходатайства, коллективные обращения. Жалобы и обращения от физических лиц. Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Сообщения, отправленные через ФСДС, будут иметь юридическую силу, как и телеграммы. Читать подробнее Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться.

Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте. В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать. На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель.

Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя. Кроме того, среди документов могут быть те, что направлены не по адресу или те, которые не требуют дальнейшей обработки, например, информационно-рекламные материалы.

Направьте ее по адресу отправителя. После регистрации их передают в руки адресатам. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его нужно подколоть к документу. Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддается прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю.

На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенным ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают ее по исполнителям. Вы узнаете, как передать входящие документы в бухгалтерию Как регистрировать входящие документы Отметку о поступлении нужно проставлять на всех документах.

Но регистрации подлежат не все виды входящих документов. В делопроизводстве их подразделяют на регистрируемые и нерегистрируемые. Входящие документы, которые не регистрируют: рекламные буклеты и коммерческие предложения; приглашения на выставки и презентации; поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы; документация по материально-техническому обеспечению; бухгалтерские и платежные документы.

Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке.

Кроме отметки о поступлении, на них проставляют регистрационный номер в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такой регистрационный индекс может состоять из букв и цифр. За такой проступок может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. Для учета зарегистрированных входящих документов используют специальный журнал. В современных организациях работа с входящей и исходящей корреспонденцией автоматизирована.

После регистрации все документы вносятся в базу данных. Как правило, в структуре базы данных отражается регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об исполнителе. Журнал учета входящей корреспонденции Использование автоматизированных систем, с помощью которых осуществляется учет входящей и исходящей корреспонденции, существенно облегчает контроль исполнения документов.

Сроки регистрации и ответа Процедура обработки входящей корреспонденции состоит из нескольких этапов: Прием и первичная обработка. Распределение документов для принятия управленческих решений. Направление документов ответственным исполнителям. Контроль исполнения. Формирование исполненных документов в дела. Сроки выполнения каждого этапа устанавливают в организации инструкцией о делопроизводстве. Они зависят от специфики деятельности организации, объемов получаемых документов и определяются требованиями руководства.

Как правило, на выполнение первых трех этапов отводится один день. Инструкция по кадровому делопроизводству Скачать документ Ответственные исполнители должны получить входящую корреспонденцию не позже, чем через день после того, как руководителем было принято управленческое решение и назначен исполнитель.

Документы, требующие срочного и оперативного исполнения передаются в течение нескольких часов. Обратите внимание! Срок исполнения документа в делопроизводстве начинается с того дня, когда документ был принят на исполнение. И, если в организации установлен трехдневный срок исполнения для срочных документов, переданное исполнителю 1 марта поручение должно быть исполнено 3 марта. Какое время отводится исполнителю, определяется нормативно-правовым актом или организационно-распорядительным документом.

В некоторых случаях срок устанавливается в индивидуальном порядке резолюцией руководителя. В общем случае на исполнение срочных входящих документов отводится 3 рабочих дня, оперативные должны быть исполнены в течение 10 рабочих дней. Все остальные — в течение календарного месяца.

Конкретные сроки исполнения установите положением или инструкцией о делопроизводстве. Не забудьте оговорить в локальном нормативном акте, что сроки исполнения исчисляются в рабочих днях. Основные ошибки при работе с входящей корреспонденцией Ошибка 1. Используют один журнал учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции.

Это делать нельзя, поскольку количество и состав реквизитов у входящей и исходящей корреспонденции различается. Ошибка 2. Вносят в журнал регистрации входящей корреспонденции документы, поступившие без сопроводительных писем.

Если документ поступает с сопроводительным письмом и указан в нем как приложение, он может быть учтен как корреспонденция. Поэтому не требуют исполнения и не должны регистрироваться как входящие первичные документы бухгалтерского учета, исполнительные листы, судебные решения и постановления. Их передают в структурные подразделения без регистрации, но вносят в специальный журнал учета нерегистрируемых документов. Ошибка 3. Ведут общий журнал регистрации при большом количестве входящих документов одного типа.

Так, если организация работает с большим количеством обращений граждан, есть смысл регистрировать этот тип корреспонденции в отдельном журнале учета и использовать специальные регистрационные индексы. Ошибка 4. При формировании исполненных писем в дела подшивают в разные папки входящие письма и исходящие ответы на них. Такой способ формирования дел существенно затрудняет поиск, если требуется найти историю переписки по данному вопросу.

Подшивайте письма-ответы вместе с письмами-запросами. Итог: Нюансы обработки входящей корреспонденции закрепите локальным нормативным актом — Положением или инструкцией о делопроизводстве.

Используйте специализированное программное обеспечение для учета и контроля исполнения входящих документов. Важное в октябре.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются. Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией в FossDoc, быстрое В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Создание входящего письма и его регистрация Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Для создания нового документа "Входящее письмо" выполните следующие действия: Выберите папку "Входящие". Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке "Связанные документы". Сохраните изменения. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ опция для банков , электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида "Входящее письмо" по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку "На регистрацию".

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: образец, форма Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Как вы видите, секретарь для исходящих документов учитывает совершенно иные по смыслу данные. Сведения и реквизиты различаются, различаются и дела, в которых производится последующее хранение документов в архиве предприятия. Скачать журнал регистрации исходящих документов тоже можно в статье по ссылке. Документы даже одного вида со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации. По мере развития бизнеса растет и документооборот. Поэтому у секретаря будет расти и количество регистрационных журналов.

Книга регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей. Описание работы с решением Перед началом работы. Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль. Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера. Работа с входящей корреспонденцией.

Предыдущий урок: Согласование документов. Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие".

.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

.

Регистрация документов

.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"
Похожие публикации